1.ADIM: Materyallerin tespiti ve temini; Merasimi/toplantıyı düzenleyen resmi ve özel kurumun yöneticileri pratik hatim setlerimizden bu tür toplantılar için tasarladığımız ve fazla yer kaplamayan “Dönerli Hatim Stantlarımız” dan tekli veya çift hatimli setlerden ihtiyaç adedince temin eder.
2. ADIM: İlgili stant/stantlar toplantıdan birkaç saat önce mümkün olduğu kadar toplantının yapılacağı yerin (caminin, salonun veya açık toplantı alanının) girişinde herkesin görebileceği uygun bir yere sabitlenir. Standın başında projeyi bilen/konuya hâkim bir görevli bırakılır. Toplantı öncesindeki sesli ve yazılı duyurularda toplantıda birer yaprak hatim de okunacağı davetlilere önceden bildirilir. Standın başındaki görevli toplantıya gelen her davetliye hatim setinden okuyabileceği kadar istediği yaprağı alıp okuyarak okunan hatimden hissedar olabileceğini hatırlatır. Davetlilerin yerlerine geçtikten sonra okudukları hatim yaprakları bir başka görevli/görevliler tarafından geri toplanır veya davetliler okuduğu hatim yaprağını çıkışta stant başındaki görevliye teslim ederler. Görevliler stanttaki tüm yaprakların aynı toplantıda okunarak hatmin tamamlanmasını sağlarlar. Hatmin tamamlanması sonrasında toplantı bitiminde hatmin duası yapılır. Stanttaki tüm yaprakların okunması toplantı anında tamamlanamamış ise kalan yapraklar merasim sahipleri veya gönüllüler tarafından en kısa süre içerisinde okunarak tamamlanır.